Informativa sul trattamento dei dati personali di clienti e fornitori

La presente informativa descrive come psAico srls a socio unico tratta i dati personali nella gestione dei propri rapporti commerciali. Si rivolge ai clienti e ai fornitori che sono persone fisiche, come ditte individuali e liberi professionisti, ai potenziali clienti che chiedono informazioni o un preventivo, e ai legali rappresentanti, soci, referenti, dipendenti e collaboratori di clienti e fornitori, anche potenziali (di seguito gli «interessati»).

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è psAico srls a socio unico (di seguito «psAico»), con sede in Via Antonio Pranzelores 87, 38121 Trento (TN), C.F. e P.IVA 02800830222. psAico è contattabile all’indirizzo info@psaico.it oppure via PEC all’indirizzo psaico@namirialpec.it.

2. Trattamenti non compresi

La presente informativa non si applica:

• ai dati personali che psAico tratta per conto dei propri clienti in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento), per esempio i dati degli utenti dei siti, dei moduli, delle chat o dei gestionali realizzati o gestiti per i clienti: per quei dati il titolare è il cliente, al quale gli interessati possono rivolgersi;
• agli utenti del servizio psAico, via web e via app, e ai professionisti sanitari che vi aderiscono, per i quali valgono le informative pubblicate su www.psaico.ai.

3. Dati trattati

• Dati identificativi e di contatto: nome e cognome, ruolo o qualifica, impresa o ente di appartenenza, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo.
• Dati fiscali e amministrativi: codice fiscale, partita IVA, sede, indirizzo PEC, codice destinatario per la fatturazione elettronica.
• Dati bancari e di pagamento: coordinate bancarie, estremi di pagamenti e fatture.
• Corrispondenza e documenti del rapporto: richieste, preventivi, contratti, ordini e comunicazioni operative.

psAico non richiede dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 del Regolamento) né dati relativi a condanne penali e reati.

4. Fonte dei dati

I dati sono raccolti presso l’interessato. I dati di legali rappresentanti, referenti, dipendenti e collaboratori possono essere comunicati a psAico dall’impresa o dall’ente per cui operano, ai fini della gestione del rapporto. psAico può inoltre acquisire o verificare dati fiscali e societari presso registri ed elenchi pubblici, come il Registro delle imprese e l’indice nazionale degli indirizzi PEC (INI-PEC).

5. Finalità e basi giuridiche

a) Richieste, preventivi e contratti

Riscontro alle richieste di informazioni e di preventivo; conclusione ed esecuzione dei contratti con clienti e fornitori, comprese le comunicazioni operative, la gestione dei progetti, l’assistenza, la fatturazione e i pagamenti.

Base giuridica: per i clienti e i fornitori persone fisiche, l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su loro richiesta (art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento); per legali rappresentanti, referenti, dipendenti e collaboratori di imprese ed enti, il legittimo interesse di psAico a gestire il rapporto tramite le persone indicate dall’impresa o dall’ente (art. 6, par. 1, lett. f)).

b) Obblighi di legge

Adempimento degli obblighi civilistici, contabili e fiscali, compresi la fatturazione elettronica e la conservazione dei documenti.

Base giuridica: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c)).

c) Tutela dei diritti

Accertamento, esercizio o difesa dei diritti di psAico, anche in sede giudiziale, compreso il recupero dei crediti.

Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)).

d) Comunicazioni ai clienti su servizi analoghi

Invio all’indirizzo email comunicato dal cliente nel contesto dell’acquisto di comunicazioni su prodotti e servizi di psAico analoghi a quelli acquistati.

Base giuridica: art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003 e legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)).

L’interessato può opporsi in ogni momento, gratuitamente e senza formalità, anche solo rispondendo a una comunicazione ricevuta o scrivendo a info@psaico.it; ogni comunicazione ricorda questa possibilità. L’opposizione non ha alcuna conseguenza sul rapporto contrattuale.

Nessuna di queste finalità richiede il consenso dell’interessato.

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alle finalità a) e b) è indispensabile per dare seguito alle richieste, concludere ed eseguire il contratto e adempiere agli obblighi di legge: senza questi dati psAico non può instaurare o proseguire il rapporto. Per la finalità d) psAico utilizza soltanto l’indirizzo email già comunicato e non chiede altri dati.

7. Destinatari

I dati sono trattati dal legale rappresentante di psAico e da eventuali persone autorizzate al trattamento, vincolate alla riservatezza. Nei limiti di quanto necessario, possono essere comunicati:

• al consulente contabile e fiscale di psAico;
• a banche e istituti di pagamento, per incassi e pagamenti;
• ai fornitori di servizi informatici di cui psAico si avvale (posta elettronica ordinaria e certificata, archiviazione in cloud, hosting, software gestionali e di fatturazione), che operano come responsabili del trattamento oppure, per i servizi regolati da condizioni proprie, come titolari autonomi;
• a eventuali collaboratori e professionisti che partecipano all’esecuzione dei servizi, vincolati alla riservatezza;
• all’amministrazione finanziaria, anche tramite il Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica, e alle altre autorità pubbliche, quando previsto dalla legge;
• a consulenti legali e all’autorità giudiziaria, per la tutela dei diritti di psAico.

I dati non sono diffusi. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto ai recapiti del titolare.

8. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

I dati sono conservati nell’Unione europea. Per alcuni servizi informatici, in particolare l’archiviazione in cloud, il fornitore può accedervi dagli Stati Uniti per attività di assistenza tecnica. In tal caso il trasferimento è assistito dalle garanzie previste dal Regolamento: la decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework, per i soggetti certificati (art. 45), e le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (art. 46). Le informazioni sulle garanzie applicate, e una copia delle stesse, possono essere richieste ai recapiti del titolare.

9. Periodo di conservazione

I dati sono conservati per i seguenti periodi:

• scritture contabili, fatture e corrispondenza commerciale: dieci anni, come previsto dall’art. 2220 del codice civile;
• contratti e documentazione del rapporto: per la durata del rapporto e per i dieci anni successivi alla sua cessazione, pari al termine di prescrizione ordinaria (art. 2946 del codice civile);
• contenziosi: fino alla definizione del contenzioso e alla scadenza dei termini di impugnazione;
• richieste di informazioni e preventivi non seguiti da un contratto: dodici mesi dall’ultimo contatto;
• comunicazioni su servizi analoghi (finalità d): fino all’opposizione e comunque non oltre ventiquattro mesi dalla conclusione dell’ultimo contratto.

Alla scadenza di questi periodi i dati sono cancellati o resi anonimi.

10. Diritti dell’interessato

L’interessato può chiedere a psAico l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Per i dati forniti per l’esecuzione di un contratto e trattati con mezzi automatizzati può chiederne anche la portabilità (artt. 15-20 del Regolamento).

Può opporsi in ogni momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. All’invio di comunicazioni commerciali può opporsi in ogni momento, senza bisogno di motivazione (art. 21 del Regolamento).

Le richieste si inviano a info@psaico.it oppure via PEC a psaico@namirialpec.it. psAico risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento; il termine può essere prorogato di due mesi nei casi previsti dall’art. 12, par. 3, del Regolamento.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di rivolgersi all’autorità giudiziaria.

I dati non sono sottoposti a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione.

11. Aggiornamenti

psAico può aggiornare la presente informativa. La versione vigente, con il numero e la data di entrata in vigore, è pubblicata all’indirizzo https://www.psaico.it/informativa-privacy-clienti-fornitori/; le versioni precedenti sono conservate e possono essere richieste ai recapiti del titolare.